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Travail de groupe : les 6 conseils pour se faciliter les échanges de fichiers

Toutes les astuces pour se faciliter le travail à plusieurs avec les outils collaboratifs comme Dropbox !

Que ce soit pour une présentation, un projet associatif ou un mémoire de fin d’étude, vous êtes souvent amenés à travailler en groupe, découvrant ainsi les joies, mais aussi les contraintes, de la collaboration entre plusieurs personnes.

Pour éviter d‘être ensevelis sous les V1, V2, V3bis qui mènent trop fréquemment à la question fatidique "Attends, c’est laquelle du coup la bonne version?", le service Dropbox délivre aux étudiants ses "10 Conseils" pour simplifier le travail de groupe avec des outils numériques. Vous êtes déjà nombreux à utiliser ce site pour partager de gros fichiers, mais beaucoup d'autres options collaboratives existent :

1/ Un disque dur virtuel accessible de partout


Parce que vous êtes partis en week-end sans prendre votre ordinateur et que les membres de votre groupe de travail vous harcèlent sur les réseaux sociaux sachant pertinemment que vous avez "vu" leur messages, Dropbox vous permets d’accéder à tous vos fichiers avec un disque d'une capacité de 2Go (version gratuite minimum), disponible à tout moment et sur tous vos appareils une fois l'application mobile installée.

2/ Un dossier partagé à plusieurs


Et Jean, ce cerveau, qui a eu la bonne idée de partir passer 5 mois à Shanghai à 6 semaines de la deadline pour votre mémoire… pour peu que votre travail ou styles d’organisation soient différents, les documents peuvent vite se confondre, s’égarer, ou pire être remplacées voire supprimées. S'organiser avec un dossier partagé pour l'ensemble de votre projet, vous permet d’inviter vos collaborateurs ou partenaires de recherche à vous rejoindre dans ce dossier et d’y apporter des modifications, des feedbacks ou des commentaires en toute simplicité.

3/ Regroupement de fichiers facile avec l'outil "Demande de fichier"


Bingo ! Vous avez été désigné pour rassembler les parties de chacun et compiler le tout… mais il faut réclamer les fichiers à chacun... un job passionnant ! Mais vous ne connaissiez pas encore l’outil "Demande de fichier" de Dropbox... qui rend le job un peu plus fun. Il vous suffit de créer une demande, d’envoyer le lien, et de regarder les fichiers (documents, photos, vidéos etc.) arriver tranquillement dans votre Dropbox.

4/ Besoin d’une confirmation rapide ?


Pierre a-t-il bien validé votre partie avant que vous ne partiez pour Shanghai ?. Avec Dropbox, en quelques clics, envoyez une capture d’écran et recevez un feedback rapidement grâce à un système d’alerte.

5/ Besoin de stocker facilement des adresses URL ?


Regroupez tous vos liens de bibliographie ou de référence dans une même dossier... accessible de n'importe quel device : c'est possible ! Faites simplement glisser une URL vers votre Dropbox.

6/ Commenter un document directement depuis Dropbox


"Mes commentaires en rouge". Cette simple phrase évoque tout un processus de feedbacks et autres modifications apportés à un document lié à un travail en groupe. Tolérable quand il s’agit d’un groupe de deux, ligne droite vers la crise de nerfs quand on augmente le nombre de participants.
Avec l’option "Commentaires" de Dropbox, discutez de vos travaux sur une version commune de manière simple et organisée. Un système de notifications (optionnel) vous permet de rester informé en temps réel.
La partie bonus ? Si Edouard a encore effectué des changements sur la mauvaise partie en effaçant le fruit de vos trois heures d’effort vous pourrez toujours récupérer les versions antérieures de vos documents !

Dernier conseil : inscrivez-vous au Challenge étudiants Dropbox 2015 afin de gagner gratuitement jusqu'à 25 GO d'espace pour votre Dropbox. Jusqu'au 14 décembre 2015, les étudiants des écoles et universités mondiales sont invités à s'affronter pour tenter de remporter cette compétition internationale. En participant à ce challenge, les étudiants découvrent également toutes les fonctionnalités de Dropbox pour mieux gérer leurs projets, l'organisation d'événements associatifs ou leurs futures candidatures...
Plus d'infos sur le Dropbox Campus Cup

Mieux travailler :


> Dictionnaires et autres ressources utiles
> Travail de groupe... casting, planning, avantages...
> Travail de groupe : 5 conseils clés pour la gestion de projet


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03.11.2015

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