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Fiche Métier : Secrétaire

Une secrétaire occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales pour le bon fonctionnement de son service.
Comment devenir Secrétaire ? Retrouvez ici les missions, formation nécessaire, rémunération...

Mission du métier : Secrétaire

La secrétaire est la première interlocutrice d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administrative puisqu'elle est très souvent chargée de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.

Rôle de la secrétaire
La fonction de secrétaire nécessite une grande polyvalence. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de son entreprise, une secrétaire va :
• accueillir et orienter les visiteurs ;
• gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement ;
• recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
• assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
• tenir à jour l'agenda de son service et de sa hiérarchie ;
• préparer les déplacements de sa hiérarchie ;
• organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;
• assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.

Fiche Métier : comment devenir Secrétaire
CC BY 2.0 Victor1558

Devenir Secrétaire : Qualités requises

La secrétaire est une employée "multitâches". Pour gérer au mieux son travail, elle doit être ordonnée et méthodique. Surtout, elle doit pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités. Malgré son emploi du temps surchargé, elle doit être toujours disponible pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
Pour rédiger courriers et comptes-rendus, une secrétaire doit maîtriser parfaitement le français écrit. Elle doit savoir écrire rapidement et surtout être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles elle participe.
Une secrétaire est en contact permanent avec les employés et dirigeants de son entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures. Elle doit posséder d'excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante. Bonne communicante, elle doit savoir s'exprimer parfaitement en français. Dans certaines grandes entreprises ou cabinets d'affaires, la maîtrise de l'anglais parlé est souvent indispensable. Une troisième langue en rapport avec les activités de l'entreprise peut parfois s'avérer décisive lors d'une procédure de recrutement.

Secrétaire : carrière / possibilité d’évolution :

Le métier de secrétaire est généralement accessible aux jeunes diplômés. Toutefois, pour mettre un pied dans la profession, ces derniers devront souvent passer par des agences d'intérim et enchaîner les missions. Ce n'est qu'après quelques années d'expérience qu'ils pourront décrocher un poste fixe.
Une secrétaire peut voir sa carrière évoluer vers les postes d'assistante de direction ou d'assistante de gestion dans une PME-PMI.

Salaire brut mensuel d'un débutant :

1600 €

Devenir Secrétaire : formation nécessaire

Le métier de secrétaire est accessible par le biais de plusieurs formations. Le BEP métiers du secrétariat et le BEPA services spécialité secrétariat accueil permettent une qualification en deux années après la 3e. Toutefois, les recruteurs demandent généralement un diplôme de niveau bac à bac+3.
Les diplômes les plus recherchés par les recruteurs sont les suivants :
• le bac pro gestion-administration ;
• le BTS assistant de manager et le BTS assistant de gestion PME-PMI, qui sont recommandés pour les bacheliers de la filière STMG ;
• le DUT carrières juridiques, le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) et le DUT gestion administrative et commerciale (GACO) ;
• la licence administration et gestion des entreprises.
Les postes de secrétaires à haute responsabilité sont globalement réservés aux titulaires de BTS et de DUT. Pour certains secteurs tels que le secrétariat juridique ou médical, une formation complémentaire représente un atout incontestable pour les candidats.

Situation du métier / contexte pour devenir Secrétaire

Pour les secrétaires, le marché de l'emploi a bien changé depuis quelques années. D'une part, les postes sont de moins en moins nombreux. Les indicateurs laissent à penser que cette tendance va perdurer dans les années à venir. D'autre part, leur niveau de qualification est de plus en plus élevé, au point que les BEP, qui permettaient d'entrer facilement dans la profession il y a dix ans, ne représentent plus que 20 % de la masse totale des secrétaires.


Secteurs associés au métier : Audit, Conseil, Expertise, Informatique, Télécoms et Réseaux, Social, Services à la personne,
Matières associées au métier : Management des organisations,


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